こんにちは、ひろです。

社会人になると、業務でメールを使うことが多いのではないでしょうか。

上司に質問やアポをとったり、客先とのやり取りに使ったり。
逆のパターンで返信したりするときもありますよね。

返信【したとき】と【しなかったときの】相手の印象

会話が続いているときは、もちろん返信をするとは思いますが
(途中で何日もほったらかしにするのは論外ですよね)

メールで何かを依頼されたとしたら、どうでしょうか。

以下に例を挙げます

  • 依頼を完了させて、直接(電話等)終わった報告をする
  • 依頼を完了させて、完了した旨をメールで返信する

お分かりの方も居ると思いますが、上の例は、どちらも最適とはいえません。

【依頼を完了させて、直接(電話等)終わった報告をする】 パターン

メールには後々の【証拠】となる大事な役割があります
確かに電話等を使い口頭で説明した方が相手にとっては親切かもしれません。
しかし後々に、【言った言ってない】というトラブルに発展した際に、【メールで依頼を出したけど、そのあとすっぽかされた】と言われてしまえばそこまでです。こちらには証拠が残りません。(業種によっては成果物などがあるかもしれませんが。。。)

そのため、電話で報告するにしても、【証拠】という位置付けでメールは返信しておくのが無難です。

それに加えて、次項で説明する内容を加えればパーフェクトです。

依頼を完了させて、完了した旨をメールで返信する】パターン

一見何の問題もなさそうなこのパターンですが、【一工夫】加えるだけで、相手からの印象がガラっと変わります。

ズバリ、【依頼の件を承知したうえで、終わったら再度連絡をする】という内容ですぐに返信する

というのが相手への印象がパーフェクトな例です。

相手の気持ちになってみましょう。
依頼をして返信がないと、【ちゃんとやってくれるかな?】【メール届いてるかな?】などと言った感情になります。

依頼をしてすぐに【ご依頼の件、承りました。〇〇までには完了させますので、完了次第再度ご連絡させて頂きます。】といった返信が来れば、相手は非常に安心しますよね。

確かに【終わり良ければ全て良し】の考え通り、依頼をこなしさえすれば業務上は問題ありません。
しかし、後々の作業を誰に頼もうか。。。となった際に、抜群に選ばれやすいのは後者の方ですよね。

さいごに

うちの会社では、みんな適当にメール使ってるよ!
という方はチャンスです。

本記事内容を実行するだけで、簡単に【他者より目立った存在】となれます。
良い意味で自分をアピールしておく事で、自分の階級を押し上げてくれる後押しとなります。

会社で評価されるには?
といった内容の記事もありますので、併せてご覧ください。
会社で評価されるには【行動力】が大事という話

是非本記事の内容をあなたの持つ【行動力】で実践してみてください✨